Nous sommes allées à la rencontre de Catherine (Assistante administrative au Département des Investissements), en charge de la gestion des archives papier de l’Office depuis 7 ans
Une archive en soi, c'est quoi ?
Comme toute entreprise, Habitats de Haute-Alsace est à l’origine de nombreux documents au format papier lié à ses activités. Ils sont considérées comme des archives et sont soumis à une règlementation bien précise quant à leur stockage et leur destruction (avec des durées légales de conservation allant de 5 ans à 30 ans voire illimité dans le temps).
On retrouve par exemple des factures, des documents administratifs (appels d’offres, etc.), des documents comptables, des documents liés à la gestion du personnel (contrat de travail, documents destinés à la sécurité sociale etc.), des documents concernant les investissements (contrats d’acquisition ou de vente, déclarations notariées…), etc
« Les idées reçues sur l’archivage »
- Les documents n’ont pas forcément besoin d’être « anciens » pour être considérés comme des archives !
- On a tendance à croire qu’avec la digitalisation, l’archivage papier est voué à disparaître…mais les supports originaux sont parfois exigés, et gérer des archives numériques peut se révéler plus onéreux que les archives papiers !
Quelques chiffres clés :
5,405 tonnes de documents
ont été détruits en 2024 (poids globalement identique aux années précédentes)
6 référents archivage
en agences, relais de Catherine pour le pilotage global.
7 pièces
sont dédiées au stockage des archives au siège de l’Office et une pièce dans chacune des agences et antennes de proximité
L'archivage d'HHA, une mission rigoureuse assurée par Catherine Schmitt
Catherine est ce qu’on peut appeler un « couteau suisse ». En parallèle de sa fonction support aux différents collaborateurs du Département des investissements (responsables de programmes, conductrices et conducteurs de travaux, responsable de service, …), elle gère les différents diagnostics à réaliser après travaux (DPE, amiante…) et l’archivage de nos documents papiers.
Deux missions « externes » à son service, mais essentielles au fonctionnement de l’Office.
Lors de mon précédent emploi, je m'occupais des archives. Lorsque la personne en charge des archives d’HHA est partie, j’ai été missionnée pour la remplacer. C’est un process qui était déjà en place et que j’ai simplement amélioré en termes de process
- Identification et rangement des boites en cartons (annotés du type de document qu’elles contiennent, de la date de conservation et d’un chiffre spécifique au rangement),
- Suivi du stock de chaque service et direction dans un document Excel,
- Echanges réguliers avec les référents des agences lorsqu’ils souhaitent faire de la place, puis avec l’archiviste départemental pour la demande d’autorisation d’élimination d’archives
- Destruction des documents dont le délai de conservation est échu, en lien avec les sociétés spécialisées en évacuation de documents, ou archivage définitif des documents relatifs au patrimoine et à la mémoire de l’Office. Une procédure qui peut parfois durer jusqu’à 3 mois, voire plus dans le cas où les boîtes sont mal renseignées sur leur contenu… !
